Toepassen van techniek
In veel bedrijven en organisaties speelt AV-apparatuur een steeds grotere rol. Bij de inzet van deze apparatuur is het van belang dat niet alleen de techniek, maar juist ook de toepassingen hiervan centraal staan. In de visie van MK2 Audiovisueel zijn technologieën dan ook geen doel op zich, maar moeten ze oplossingen en meerwaarde bieden, zodat organisaties efficiënter en effectiever kunnen communiceren.
De opdracht: meer gebruiksgemak in videoconferencing
RWS kampte met een ‘gat’ tussen techniek en toepassing: de overheidsinstantie had circa 50 units aangeschaft voor videoconferencing, maar deze werden weinig gebruikt door de medewerkers. De reden hiervoor was met name een te beperkte kennis bij de eindgebruikers ‘op de werkvloer’ over de inzet van deze techniek en te weinig gebruiksgemak bij de toepassing ervan. Om dit probleem op te lossen heeft RWS een pilot uitgeschreven, die door MK2 gerealiseerd wordt.
Beleving centraal
De visie van MK2 op deze uitdaging uitte zich in het ondergeschikt maken van de hardware en het centraal stellen van de beleving. De drempel om de techniek te gaan gebruiken moest weggenomen worden en de benodigde technische kennis voor het gebruiken van de units moest geminimaliseerd worden. Kortom: de medewerkers van RWS moesten volledig ontzorgd worden.
Complete ontzorging
Om dit te kunnen bereiken hebben we RWS geadviseerd naast de oude units ook enkele nieuwe units voor videoconferencing aan te schaffen. We hebben kritisch in de markt gekeken en op basis hiervan gekozen voor de units van Lifesize, omdat dit merk openstaat voor integratie met andere merken.
Daarnaast bieden we RWS in samenwerking met DoXom een totaaloplossing, waarbij gebruiksgemak voorop staat: Easymeeting. Deze oplossing staat voor complete ontzorging van de klant en een minimale benodigde technische kennis. De klant boekt op intranet zijn vergadering via een speciaal daartoe ontworpen, zeer gebruiksvriendelijke portal. Op de aangegeven tijd loopt hij of zij vervolgens de betreffende ruimte in. De unit maakt dan volledig automatisch contact met de andere partij.
Minimale moeite, maximaal gebruiksgemak
Met Easymeeting kunnen de medewerkers van RWS zonder technische kennis, en zelfs zonder maar één knop in te drukken in de conferentieruimte, gebruik maken van videoconferencing. Bovendien kunnen zij genieten van een optimale service: via een speciaal nummer kunnen zij ter plekke een zogenaamde ‘host’ opvragen ter ondersteuning.
Deze host is een man of vrouw die zichzelf tijdens het gesprek toevoegt en de vragen beantwoordt. Minimale moeite, maximaal gebruiksgemak. Niet voor niets zijn er al vele nieuwe units aangevraagd en is de pilot dus nu al succesvol te noemen!
Onderhoud en ondersteuning
Naast het implementeren van deze nieuwe, zeer eenvoudige manier van confereren, is MK2 ook gevraagd het onderhoud en de ondersteuning bij de oude units te verzorgen. Hiervoor stellen we, na een mondelinge overeenkomst, momenteel een passend onderhoudscontract op. Daarin is onder andere opgenomen dat defecte units vervangen worden door Polycom-units, omdat deze het beste integreren met de oude units.
Kortom:
MK2 staat Rijkswaterstaat graag bij met oplossingen op maat én uitstekende service.
